- Proporcionar una serie de servicios de apoyo en los ámbitos de la administración general de la Oficina, las finanzas y/o los recursos humanos, que contribuyen a la ejecución puntual de las actividades, de conformidad con la normativa aplicable.
- Redactar y preparar correspondencia ordinaria y otro tipo de material por iniciativa propia o siguiendo instrucciones, velando por la claridad del contenido y el cumplimiento de la normativa aplicable, y ultimarla para su firma. Preparar traducciones informales de correspondencia y otros documentos. Procesar y formatear en formato definitivo distintos tipos de documentos.
- Mantener y actualizar las bases de datos. Introducir datos y hacer trámites administrativos ordinarios relativos a los derechos de licencia, los contratos, las órdenes de compra, la tramitación de los pagos y/o la gestión de los viajes, utilizando el sistema de planificación de los recursos institucionales
- Proporcionar apoyo en la organización de los viajes oficiales del personal, como los trámites de viaje y alojamiento, las autorizaciones de seguridad, los visados y el transporte de los efectos personales.
- Proporcionar apoyo en las reuniones y eventos, lo que incluye el procesamiento de acciones administrativas en el sistema de planificación de los recursos institucionales, la preparación y distribución de cartas de invitación, órdenes del día, programas y otro material, la preparación de las instalaciones y equipos en los locales de reunión, los trámites de viaje, la elaboración de estimaciones ordinarias de costos y la prestación de apoyo e información a los participantes sobre cuestiones básicas.
- Registrar y enviar correo, correspondencia y otros documentos. Procesar el correo saliente, asegurándose de utilizar el método más adecuado en función de las tarifas postales y la normativa aplicables. Mantener y organizar los sistemas de archivo de la correspondencia, los documentos, las publicaciones y/o el material de referencia. Planificar y coordinar las actividades del registro de la Oficina según se requiera.
- Responder a consultas básicas por teléfono, correo electrónico y en persona o remitirlas a la persona/unidad adecuada. Proporcionar información fácilmente accesible en los archivos y bases de datos de la Oficina. Recibir a los visitantes y remitirles a la persona adecuada, y concertar citas.
- Mantener y actualizar los inventarios del material de oficina. Asegurarse de que haya existencias suficientes y efectuar los pedidos de material de oficina a su debido tiempo. Mantener el almacén en orden.
- Mantenerse al día sobre la evolución de las reglas, reglamentos, políticas, procedimientos, directrices y procesos operacionales pertinentes y compartir la información con las partes interesadas.
- Desempeñar otras tareas afines que se le asignen.
Proceso de reclutamiento
Sírvase tomar nota de que los candidatos deben rellenar un formulario en línea. Para presentar su candidatura, visite el sitio de contratación electrónica de la OIT, ILO Jobs: https://jobs.ilo.org/. El sistema le indicará los pasos que deberá seguir para presentar su candidatura en línea.